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Von EasyHours | 3. April 2025
Ein leicht verständlicher Leitfaden, wie Sie mit der Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen beginnen können
Tags: Arbeitszeiterfassung, Arbeitszeiterfassungspflicht, EU-Vorschriften, Arbeitszeit, Ruhezeit, Zeiterfassung, Pflicht zur Zeiterfassung
Ab dem 1. Juli 2024 tritt eine neue EU-Pflicht in Kraft, die eine systematische Erfassung der Arbeitszeit für alle Arbeitgeber verpflichtend macht. Das bedeutet, dass alle Unternehmen – große wie kleine – die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen müssen. Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen führen, denken Sie vielleicht, dass dies nach zusätzlicher Verwaltung klingt. Keine Sorge – es muss nicht schwierig sein, mit der Arbeitszeiterfassung zu beginnen. In diesem Leitfaden erklären wir, warum es wichtig ist, jetzt zu starten, und zeigen 5 einfache Schritte, um die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen ohne Stress oder juristischen Jargon einzuführen.
Für mehr Hintergrundinformationen zu den neuen Vorschriften können Sie unseren Einführungsbeitrag zur Arbeitszeiterfassungspflicht lesen, und wenn Sie Fragen haben, finden Sie Antworten in unserem FAQ-Artikel. Hier konzentrieren wir uns auf praktische Schritte, die Ihnen Sicherheit geben und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen schnell die Arbeitszeiterfassungspflicht einhält.
Ein schneller Einstieg in die Arbeitszeiterfassung ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens muss Ihr Unternehmen laut Arbeitszeiterfassungspflicht spätestens bis zum 1. Juli 2024 ein System zur Zeiterfassung eingeführt haben. Je früher Sie beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, die richtige Lösung zu finden und sich an die neuen Abläufe vor der Frist zu gewöhnen. Zweitens vermeiden Sie Stress und Hektik kurz vor der Deadline – wenn Sie rechtzeitig starten, stellen Sie sicher, dass alles funktioniert und Sie die Vorschriften einhalten, sodass Sie potenzielle Bußgelder oder Abmahnungen vermeiden. Lesen Sie mehr über die Arbeitszeiterfassungspflicht, um den vollständigen Überblick zu erhalten.
Darüber hinaus bringt ein früher Start Ruhe und Überblick. Sie können die Arbeitszeiterfassung Schritt für Schritt implementieren und unterwegs Anpassungen vornehmen, anstatt sich in letzter Minute hineinzustürzen. Schließlich kann eine gute Lösung zur Zeiterfassung auch positive Nebeneffekte haben: besseren Überblick über Arbeitsstunden, fairere Aufgabenverteilung und die Sicherheit, dass niemand zu viel arbeitet. Kurz gesagt – es kann sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern zugutekommen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf konkrete Schritte vor, die Ihnen helfen, schnell und einfach mit der Arbeitszeiterfassung in der Praxis zu beginnen.
Der erste Schritt besteht darin, sich genau mit den Anforderungen der neuen Arbeitszeiterfassungspflicht vertraut zu machen. Kurz gesagt, verlangt die Pflicht, dass die tägliche Arbeitszeit aller Mitarbeiter auf zuverlässige und zugängliche Weise erfasst wird. Jeden Tag muss also erfasst werden, wie viele Stunden (und Minuten) der Einzelne gearbeitet hat. Sie müssen nicht erfassen, wann die Arbeit am Tag ausgeführt wurde, sondern nur die gesamte tägliche Arbeitszeit. Dieses Wissen ist wichtig, da es die Aufgabe überschaubarer macht – hat ein Mitarbeiter beispielsweise seine normalen 7,5 Stunden gearbeitet, dann ist das, was notiert werden muss.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich über die Details der Arbeitszeiterfassungspflicht informieren: Wer in Ihrem Unternehmen betroffen ist (typischerweise alle Mitarbeiter, mit Ausnahme von z.B. Führungskräften und selbstständigen Eigentümern), und ob es besondere Regeln gibt, die Sie in Ihrer Branche beachten müssen. Sie müssen kein Rechtsexperte werden, aber verschaffen Sie sich einen Überblick. Unser Einführungsbeitrag deckt die Hauptpunkte der Arbeitszeiterfassungspflicht in einfacher Sprache ab, wenn Sie das vollständige Bild erhalten möchten. Mit diesem Wissen im Gepäck sind Sie bereit für den nächsten Schritt.
Jetzt, da Sie die Anforderungen kennen, müssen Sie entscheiden, wie Sie die Arbeitszeit erfassen möchten. Die Pflicht stellt keine spezifischen Anforderungen an das System – es kann alles sein, von einer einfachen Excel-Tabelle oder einem Notizbuch bis hin zu einem digitalen Zeiterfassungssystem. Für ein kleineres Unternehmen ist es jedoch von Vorteil, eine einfache, digitale Lösung zu wählen. Ein digitales Werkzeug (z.B. eine App oder ein Online-System) macht die Zeiterfassung im Alltag spielend leicht und minimiert das Risiko von Fehlern und vergessenen Einträgen.
Überlegen Sie, was am besten zu Ihnen passt: Soll es ganz einfach sein oder wünschen Sie zusätzliche Funktionen wie Berichte oder automatische Erinnerungen? Das Wichtigste ist, dass das System benutzerfreundlich für Sie und Ihre Mitarbeitenden ist. In der Praxis bedeutet das, dass alle ihre Stunden einfach erfassen können – am besten mit nur wenigen Klicks. Eine spezialisierte Zeiterfassungs-App wie zum Beispiel EasyHours wurde speziell entwickelt, um die Zeiterfassung einfach zu machen und die Arbeitszeiterfassungspflicht problemlos zu erfüllen. Egal, wofür Sie sich entscheiden, denken Sie langfristig: Wählen Sie ein System, das Sie auch in ein paar Jahren noch nutzen können, damit Sie nicht erneut wechseln müssen. Achten Sie außerdem darauf, dass das System die Daten sicher speichert (die Pflicht verlangt, dass die Aufzeichnungen mehrere Jahre aufbewahrt werden) und dass jede:r Mitarbeitende Zugriff auf die eigenen Einträge hat. All das erledigen die meisten modernen Zeiterfassungssysteme automatisch.
Nachdem Sie Ihre Lösung zur Arbeitszeiterfassung ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, interne Richtlinien zu erstellen, wie Sie diese nutzen. Das klingt vielleicht formell, kann aber ganz einfach gehalten werden. Die Idee ist lediglich sicherzustellen, dass alle wissen, wie und wann sie ihre Arbeitszeit erfassen sollen und was eventuell passiert, wenn man es vergisst.
Beginnen Sie damit festzulegen, wie Sie erfassen: Sollen die Mitarbeiter ihre Zeiten täglich genau erfassen oder wöchentlich zusammenfassen? (Es wird empfohlen, dies mindestens wöchentlich zu tun, damit niemand versucht, sich an einen ganzen Monat Arbeitsstunden zu erinnern). Wenn Sie Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten jeden Tag haben, können Sie in Erwägung ziehen, sie nur Abweichungen erfassen zu lassen – das bedeutet, dass ein normaler Arbeitstag keine aktive Erfassung erfordert, aber wenn sie z.B. früher gehen oder Überstunden machen, erfassen sie diese Änderung. Dies macht es für alle Beteiligten besonders einfach, da man nicht jeden Tag "die gleiche Zeit wie immer" erfassen muss.
Notieren Sie auch, wer für was verantwortlich ist: Soll jeder Mitarbeiter seine Stunden selbst melden (typischerweise ja), und gibt es eine Person – z.B. einen Administrator oder Vorgesetzten –, die regelmäßig überprüft, ob die Erfassungen korrekt sind? Überlegen Sie, wie Sie damit umgehen wollen, wenn jemand vergisst zu erfassen: vielleicht eine freundliche Erinnerung am Anfang statt strenger Konsequenzen. Das Ziel ist es nicht zu bestrafen, sondern alle in eine gute Routine zu bringen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Richtlinien aufschreiben und mit dem Team teilen (es kann ein kurzes Dokument oder eine E-Mail sein). So sind alle auf dem gleichen Stand, und Sie haben gleichzeitig eine Dokumentation, dass Sie die notwendigen Maßnahmen ergriffen haben (was auch Teil der Arbeitszeiterfassungspflicht ist).
Jetzt, da das System und die internen Richtlinien festgelegt sind, müssen die Mitarbeiter einbezogen werden. Es ist entscheidend, sie von Anfang an gut einzubinden, da die Arbeitszeiterfassung in der Praxis etwas ist, das sie im Alltag selbst durchführen müssen. Planen Sie eine kurze Einführung: Erklären Sie, warum Sie die Zeiterfassung einführen (z.B. "Es ist jetzt eine Pflicht und soll ein gutes Arbeitsumfeld und korrekte Arbeitszeitabrechnungen sicherstellen – nicht, weil wir Sie überwachen wollen"). Es ist wichtig zu kommunizieren, dass der Zweck positiv ist und kein Ausdruck von Misstrauen. Wenn die Mitarbeiter verstehen, dass die Zeiterfassung ihnen selbst zugutekommt (z.B. um korrekte Bezahlung für Überstunden und die Einhaltung der Ruhezeiten zu gewährleisten), werden sie motivierter sein.
Geben Sie eine praktische Demonstration des gewählten Systems: Zeigen Sie Schritt für Schritt, wie man seine Arbeitszeit erfasst. Dies kann in einem gemeinsamen Meeting oder über einen kleinen Leitfaden erfolgen. Stellen Sie sicher, dass alle die Möglichkeit haben, das System auszuprobieren – vielleicht machen Sie eine Übung, bei der alle "heute" gemeinsam erfassen, um sicherzustellen, dass es auf allen Telefonen oder Computern funktioniert. Seien Sie auch bereit, denen zu helfen, die möglicherweise nicht so technisch versiert sind; glücklicherweise sind die meisten Zeiterfassungstools ziemlich intuitiv.
Vereinbaren Sie auch, dass Sie zu Beginn häufig nachfassen – z.B. können Sie nach der ersten Woche kurz überprüfen, ob alle ihre Zeit erfasst haben und ob es Fragen oder Probleme gibt. Das anfängliche Training und der Dialog schaffen Sicherheit. Sobald die Mitarbeiter erleben, wie einfach es ist, die Arbeitszeit zu erfassen (insbesondere mit einem guten System), wird es schnell zu einem natürlichen Teil des Arbeitstages.
Jetzt sind Sie bereit, richtig loszulegen. Setzen Sie ein Startdatum fest, ab wann die laufende Arbeitszeiterfassung in Kraft tritt – zum Beispiel ab nächsten Montag oder dem 1. des kommenden Monats. Machen Sie klar, dass ab diesem Tag alle relevanten Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nach Ihrer neuen Praxis erfassen müssen. Es kann eine gute Idee sein, etwas früher zu beginnen, bevor es tatsächlich zur Pflicht wird, damit Sie eine Anpassungsphase haben. Auf diese Weise können Sie eventuelle kleine Probleme entdecken und lösen, bevor es ernst wird.
In den ersten Wochen nach dem Start sollten Sie den Fortschritt regelmäßig verfolgen. Achten Sie darauf, dass alle wie vorgesehen registrieren. Es kann vorkommen, dass jemand es am Anfang vergisst – senden Sie gerne eine freundliche Erinnerung oder führen Sie ein kurzes Gespräch, wenn ein Mitarbeiter mehrere Tage vergessen hat zu registrieren. Oft können auch automatische Erinnerungen im System helfen (wenn Ihre Lösung diese Funktion hat). Nutzen Sie die Nachverfolgungsphase, um Ihre Prozesse anzupassen: Wenn Sie feststellen, dass etwas in den Richtlinien unklar oder unpraktisch ist, passen Sie es an. Vielleicht stellt sich heraus, dass eine wöchentliche Registrierung besser zu Ihnen passt als eine tägliche – oder umgekehrt, dass es am einfachsten ist, es jeden Tag nach Feierabend zu tun. Scheuen Sie sich nicht, Anpassungen vorzunehmen, solange Sie sich innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen bewegen (denken Sie daran, die Mindestanforderung ist, dass die Arbeitszeit jedes Tages auf die eine oder andere Weise erfasst wird).
Sobald die Arbeitszeiterfassung läuft, wird sie für alle zur Routine. Stellen Sie sicher, dass Sie dies anerkennen – loben Sie z.B. das Team dafür, dass es den neuen Prozess übernommen hat. Sie können sich nun sicher sein, dass Sie die Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllen und gleichzeitig Transparenz in Bezug auf die Arbeitszeit geschaffen haben. Sollten die Behörden oder andere jemals nach Ihrer Zeiterfassung fragen, können Sie sicher zeigen, dass Sie alles im Griff haben.
Die Implementierung der Arbeitszeiterfassung muss gar nicht so überwältigend sein, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Indem Sie diesen fünf Schritten folgen – das Erfordernis verstehen, eine einfache Lösung wählen, klare Richtlinien erstellen, die Mitarbeiter einbeziehen und gut starten – kann selbst ein kleines Unternehmen schnell die Arbeitszeiterfassungspflicht in den Griff bekommen. Der Schlüssel ist, Schritt für Schritt vorzugehen und eine Lösung zu wählen, die es Ihnen allen einfach macht.
Bereit für eine einfache Lösung? EasyHours.at wurde speziell entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen den Einstieg in die Arbeitszeiterfassung in wenigen Minuten zu ermöglichen. Mit EasyHours erhalten Sie ein benutzerfreundliches System zur Zeiterfassung, das die gesamte Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllt – ganz ohne unnötigen Aufwand. Testen Sie EasyHours 30 Tage kostenlos und erleben Sie, wie einfach es sein kann, die Arbeitszeiterfassung zu einem integrierten Teil Ihres Alltags zu machen. So sind Sie auf der sicheren Seite und können sich auf das konzentrieren, was Ihnen wichtig ist – in dem Wissen, dass die Zeiterfassung im Hintergrund effizient und korrekt läuft. Starten Sie noch heute – und behalten Sie Ihre Arbeitszeit mit einem Lächeln im Griff!