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Einführung in das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung

Von EasyHours | 3. April 2025

Ein leicht verständlicher Leitfaden zu den neuen gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung für deutsche Unternehmen

Arbeitszeiterfassung

Tags: Arbeitszeiterfassung, gesetzliche Anforderungen, EU-Vorschriften, Arbeitszeit, Ruhezeit, Zeiterfassung, deutsches Recht

Am 1. Juli 2024 trat ein neues Gesetz in Kraft, das alle deutschen Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Dieses Gesetz ist das Ergebnis der EU-Arbeitszeitrichtlinie und eines entscheidenden Urteils des Europäischen Gerichtshofs, das darauf abzielt, Mitarbeiter zu schützen und die Einhaltung der Vorschriften über Arbeits- und Ruhezeiten sicherzustellen.

In diesem Beitrag erläutern wir alles, was Sie als Arbeitgeber über das neue Gesetz wissen müssen - von den Hintergründen und Zielen bis hin zu den praktischen Anforderungen und der Umsetzung. Wir geben Ihnen auch konkrete Ratschläge, wie Sie das Gesetz einfach einhalten können, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand.

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine größere Organisation führen, dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Verpflichtungen zu verstehen und erfolgreich mit der Arbeitszeiterfassung zu beginnen.

Inhaltsverzeichnis

Einführung in das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung

Ab dem 1. Juli 2024 sind alle deutschen Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Diese neue gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung basiert auf EU-Vorgaben und soll sicherstellen, dass die EU-Arbeitszeitregeln eingehalten werden. In diesem Blogbeitrag geben wir eine leicht verständliche Einführung in die neuen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung. Siehe auch unseren kompletten Leitfaden zu den gesetzlichen Anforderungen der Zeiterfassung. Wir erklären den Hintergrund (das EU-Urteil und die Arbeitszeitrichtlinie), gehen darauf ein, für wen das Gesetz gilt, was Arbeitgeber konkret tun müssen und welche Konsequenzen eine Nichteinhaltung haben kann. Der Beitrag ist in einer klaren und freundlichen Sprache verfasst, sodass Sie als Unternehmensleiter ohne juristischen Hintergrund leicht verstehen können, was zu tun ist – und wie Sie erfolgreich starten.

Hintergrund: Das EU-Urteil und die Arbeitszeitrichtlinie

Der Hintergrund des neuen Gesetzes ist ein wichtiges EU-Urteil und die EU-Arbeitszeitrichtlinie. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass alle Mitgliedstaaten sicherstellen müssen, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter einführen. Dieses Urteil wurde gefällt, weil die EU-Arbeitszeitrichtlinie klare EU-Arbeitszeitregeln über maximale Arbeitszeit und Ruhezeiten festlegt – aber ohne Erfassung war es schwierig, diese Regeln durchzusetzen. Um die Mitarbeiter vor Überarbeitung zu schützen und ihr Wohlbefinden zu sichern, musste Deutschland daher eine allgemeine Anforderung zur Zeiterfassung einführen.

Worum geht es bei den EU-Arbeitszeitregeln? Die Arbeitszeitrichtlinie enthält unter anderem diese zentralen Regeln:

  • Sie dürfen im Durchschnitt über 4 Monate maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten (die sogenannte 48-Stunden-Regel).
  • Sie haben Anspruch auf mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit pro Tag.
  • Sie haben Anspruch auf mindestens einen freien Tag pro Woche (24 Stunden).

Darüber hinaus stellen die EU-Regeln Anforderungen an Pausen (z.B. angemessene Pausen, wenn man mehr als 6 Stunden am Stück arbeitet). All dies soll sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht überlastet werden. Mit dem neuen Gesetz können die Behörden nun Nachweise verlangen, dass diese Regeln eingehalten werden – und hier kommt die Anforderung zur Arbeitszeiterfassung ins Spiel. Die Erfassungsanforderung soll Nachweise für eventuelle Verstöße gegen die Regeln zu Arbeitszeit und Ruhezeit liefern, damit Probleme frühzeitig erkannt und verhindert werden können.

Für wen gilt das Gesetz?

Kurz gesagt gilt das Gesetz für alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Branche, Größe oder ob Sie normalerweise Zeit erfassen oder nicht. Ab dem 1. Juli 2024 muss die Arbeitszeit aller Mitarbeiter (Arbeitnehmer) erfasst werden. Das bedeutet, dass selbst kleine und mittlere Unternehmen nun eine Form der Zeiterfassung einführen müssen, wenn sie dies nicht bereits getan haben.

Gibt es Ausnahmen? Ja, es gibt eine einzige enge Ausnahme: die sogenannten "Selbstgestalter". Dies sind Mitarbeiter in höheren Positionen, die ihre Arbeitszeit selbst festlegen und ein sehr hohes Maß an Autonomie im Job haben. Typischerweise handelt es sich um das obere Management oder Spezialisten, deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann. Nur wenn ein Mitarbeiter die Voraussetzungen für einen Selbstgestalter erfüllt, kann er von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen werden. Dies muss dann ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgehalten werden, dass der Mitarbeiter Selbstgestalter ist. Für die meisten Unternehmen betrifft dies nur sehr wenige (wenn überhaupt) Angestellte – für die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter gibt es keine Ausnahme, und die Arbeitszeit muss grundsätzlich erfasst werden. Lesen Sie mehr über Zeiterfassung für Angestellte und andere Mitarbeitergruppen.

Was müssen Arbeitgeber tun, um das Gesetz einzuhalten?

Was bedeutet die Anforderung in der Praxis? Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, ein System einzuführen, das die gesamte tägliche Arbeitszeit jedes Mitarbeiters auf objektive, zuverlässige und zugängliche Weise erfasst. Lassen Sie uns das in konkrete Punkte aufschlüsseln:

  • Wählen Sie ein Zeiterfassungssystem: Es besteht Methodenfreiheit. Sie können alles verwenden – von einem einfachen Stundenzettel oder Excel-Tabellen bis hin zu einer digitalen Zeiterfassungs-App – solange das System die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, objektiv, zuverlässig und zugänglich zu sein. Objektiv bedeutet, dass die Erfassung neutral und korrekt sein muss; zuverlässig heißt, dass Daten nicht einfach geändert oder verloren gehen können; zugänglich bedeutet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter einfach auf die Aufzeichnungen zugreifen können. Mit anderen Worten: Wählen Sie ein System, das zu Ihnen passt, aber stellen Sie sicher, dass die Stunden präzise erfasst werden und Sie dies bei Bedarf dokumentieren können.

  • Erfassen Sie die tägliche Arbeitszeit: Das Gesetz verlangt, dass die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters täglich erfasst wird – das heißt, die Anzahl der pro Tag gearbeiteten Stunden. Es ist nicht notwendig, die genaue Ankunfts- und Abgangszeit zu notieren, es sei denn, Sie möchten es selbst. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass die gesamte Arbeitszeit des Tages erfasst wird. Wenn Ihre Mitarbeiter feste Arbeitszeiten oder einen Schichtplan haben, können Sie Abweichungen erfassen, anstatt jeden Tag dasselbe einzugeben. Zum Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter normalerweise 7,5 Stunden arbeitet, aber an einem Tag 8,5 Stunden arbeitet, können Sie sich darauf beschränken, die zusätzliche Stunde an diesem Tag zu erfassen. Diese flexible Methode ist erlaubt und kann den administrativen Aufwand minimieren, solange das Endergebnis – die korrekte tägliche Stundensumme – erfasst wird.

  • Beteiligen Sie die Mitarbeiter: Grundsätzlich ist es praktisch, wenn die Mitarbeiter ihre Stunden selbst im gewählten System melden (z. B. über eine App oder durch Ausfüllen eines Stundenzettels). Sie sollten alle Mitarbeiter darüber informieren, wie und wann sie ihre Arbeitszeit erfassen sollen. Es kann eine gute Idee sein, eine kurze Anleitung oder Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung im Unternehmen zu erstellen, die beschreibt: was erfasst werden soll (z. B. normale Arbeitszeit, Überstunden, Pausen), wann es erfasst werden soll (vorzugsweise laufend oder täglich) und welche Konsequenzen es hat, wenn man es vergisst. Eine solche Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich nicht direkt erforderlich, aber sie hilft, ein gemeinsames Verständnis und Konsistenz sicherzustellen. (Tipp: Sehen Sie sich unseren internen Leitfaden So starten Sie einfach für Schritt-für-Schritt-Ratschläge zur Implementierung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen an.)

  • Nachverfolgen und Überprüfen: Da es letztendlich die Verantwortung des Arbeitgebers ist, dass die Arbeitszeit korrekt erfasst wird, sollten Sie intern sicherstellen, dass das System tatsächlich genutzt wird. Erinnern Sie Mitarbeiter, die ihre Stunden nicht melden, und überprüfen Sie regelmäßig, ob die erfassten Informationen korrekt erscheinen und weitgehend mit den Arbeitszeitvereinbarungen übereinstimmen. Wenn etwas falsch aussieht (z. B. ein Mitarbeiter, der konsequent vergisst zu erfassen oder ungewöhnlich wenige Stunden registriert hat), sollten Sie das Gespräch suchen. Eventuell sollten Sie einen Prozess zur Genehmigung der erfassten Stunden einführen, damit sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte mit der Zeiterfassung einverstanden sind.

  • Daten 5 Jahre aufbewahren: Das Gesetz verlangt, dass Sie die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre lang aufbewahren. Dies steht im Zusammenhang mit der Notwendigkeit, die Einhaltung der 48-Stunden-Regel über einen längeren Zeitraum nachweisen zu können. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Zeiterfassungssystem Daten sicher für mindestens fünf Jahre speichern kann und dass Sie die Sicherheit und den Datenschutz (DSGVO) dieser Daten im Griff haben. Die Mitarbeiter sollten auch Zugang zu ihren eigenen erfassten Daten haben, solange sie beschäftigt sind – das schafft Transparenz und ermöglicht es ihnen, ihre Stunden selbst zu überwachen und beispielsweise zu erkennen, wenn etwas nicht korrekt erfasst wurde.

  • Ausnahmen korrekt handhaben: Wenn Sie der Meinung sind, dass ein oder mehrere Mitarbeiter im Unternehmen die Kriterien für Selbstgestalter erfüllen (siehe Abschnitt Für wen gilt das Gesetz? oben), sollten Sie dies im Arbeitsvertrag dokumentieren. Dies erfordert in der Regel einen Zusatz zum Vertrag, der genau angibt, dass die betreffende Person von der Arbeitszeiterfassung und von Regeln wie z. B. Ruhezeiten ausgenommen ist. Es ist wichtig, diese Ausnahme nur dort zu verwenden, wo sie gerechtfertigt ist – es handelt sich um eine sehr enge Ausnahme, und es muss erklärt und verteidigt werden können, wenn Sie sich entscheiden, eine Person als Selbstgestalter zu kategorisieren.

(Haben Sie weitere Fragen? Sehen Sie sich unsere FAQ zur Arbeitszeiterfassung an, in der wir typische Fragen zu den neuen Regelungen beantworten.)

Folgen bei Nichteinhaltung

Man könnte sich fragen: Was passiert, wenn wir die Zeiterfassung nicht einführen oder das System vergessen zu nutzen? Die Antwort ist, dass dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. Auch wenn im Gesetz selbst keine feste Geldstrafe für "fehlende Zeiterfassung" vorgesehen ist, riskieren Sie dennoch Sanktionen, da fehlende Erfassung oft mit Verstößen gegen die Arbeitszeitregelungen einhergeht. Hier sind einige potenzielle Folgen:

  • Anordnungen oder Geldstrafen von der Arbeitsschutzbehörde: Die Arbeitsschutzbehörde (die Behörde, die die Einhaltung von Arbeitsumwelt und Arbeitszeit überwacht) kann reagieren, wenn Sie die Regeln nicht einhalten. Sie kann eine Anordnung erteilen (d.h. Sie verpflichten, sofort Abhilfe zu schaffen) oder im schlimmsten Fall eine Geldstrafe für den Verstoß verhängen. Die Arbeitsschutzbehörde kann auch verlangen, dass Sie künftig Maßnahmen einführen, die Verstöße, wie z.B. gegen die 48-Stunden-Regel, verhindern.

  • Entschädigung an Mitarbeiter: Wenn sich herausstellt, dass ein Mitarbeiter über die erlaubten Grenzen hinaus gearbeitet hat (z.B. die 48-Stunden-Regel überschritten oder nicht 11 Stunden Ruhezeit erhalten hat) und Sie als Arbeitgeber nichts unternommen haben, um dies zu verhindern, kann der Mitarbeiter Anspruch auf eine Entschädigung (Schadenersatz) für den Regelverstoß haben. Fehlende Erfassung erschwert es Ihnen, zu dokumentieren, dass Sie die Regeln eingehalten haben – und erleichtert es einem Mitarbeiter, zu beweisen, dass ein Verstoß stattgefunden hat. Mit anderen Worten, ohne ordnungsgemäße Zeiterfassungen haben Sie eine schwächere Verteidigung, wenn jemand Überstunden oder fehlende Ruhezeiten beanstandet.

  • Andere rechtliche Konsequenzen: Gewerkschaften können sich im Namen der Mitarbeiter einschalten, wenn die Regeln nicht eingehalten werden. In schweren oder wiederholten Fällen kann dies dem Ruf des Unternehmens und den internen Arbeitsbeziehungen schaden. Darüber hinaus ist die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen Teil der Arbeitsschutzgesetzgebung – systematische Verstöße können im äußersten Fall zu größeren Auflagen führen, die Arbeitsabläufe zu ändern oder die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Kurz gesagt: Es kann teuer und umständlich werden, die Anforderungen nicht zu erfüllen.

Fazit: Nehmen Sie die Anforderung zur Zeiterfassung ernst. Es geht nicht nur darum, ein Gesetz einzuhalten, sondern auch darum, sich um Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zu kümmern. Glücklicherweise muss die Einhaltung nicht schwierig oder zeitaufwendig sein – es gibt gute Lösungen, die es einfach machen können.

Das Gesetz auf die einfachste Weise einhalten

Die Einführung einer gesetzlich vorgeschriebenen Zeiterfassung kann überwältigend erscheinen, insbesondere für ein kleines oder mittleres Unternehmen. Aber Sie sind nicht allein, und es muss überhaupt nicht kompliziert sein. Tatsächlich gibt es benutzerfreundliche digitale Werkzeuge, die den Großteil der Arbeit für Sie erledigen können. EasyHours.at ist ein Beispiel für eine Lösung, die speziell entwickelt wurde, um deutschen Unternehmen bei der einfachen Zeiterfassung und der Sicherstellung der EU-Compliance zu helfen. Mit EasyHours können Sie schnell mit der Erfassung der Arbeitszeit für alle Mitarbeiter beginnen – das System ist sowohl für die Geschäftsführung als auch für die Mitarbeiter einfach zu bedienen und erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen an Objektivität, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit.

Machen Sie es sich einfach, das neue Gesetz einzuhalten – besuchen Sie noch heute EasyHours.at. Auf EasyHours.at können Sie mehr erfahren und mit einer Lösung beginnen, die Ihnen unnötigen Ärger erspart und sicherstellt, dass die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung ein integrierter, einfacher Teil des Alltags wird. Indem Sie sich für eine intelligente Lösung wie EasyHours entscheiden, zeigen Sie sowohl Ihren Mitarbeitern als auch den Behörden, dass Sie die Arbeitszeitregelungen ernst nehmen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter schützen. Also handeln Sie jetzt: Bringen Sie Ihre Zeiterfassung in Ordnung – und lassen Sie sich von EasyHours auf den richtigen Weg bringen!