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Arbeitszeitaufzeichnung Österreich

Zeiterfassung Pflicht in Österreich: Arbeitszeit richtig aufzeichnen

Geprüft am 3. Mai 2026

In Österreich müssen Arbeitgeber Arbeitszeitaufzeichnungen führen, wenn ihre Beschäftigten unter das Arbeitszeitgesetz, Arbeitsruhegesetz oder einschlägige Sondergesetze fallen. Praktisch geht es um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, Beginn und Ende, Ruhepausen, Tages- und Wochenarbeitszeit sowie nachvollziehbare Abweichungen.

Diese Seite fasst die wichtigsten Pflichten für Unternehmen zusammen: was aufzuzeichnen ist, welche Erleichterungen es bei fixen Dienstplänen, Homeoffice oder selbstbestimmter Arbeitszeit geben kann, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind und wo EasyHours den operativen Ablauf unterstützt.

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  • Geprüft am 3. Mai 2026
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Kurzantwort

Ja, Arbeitszeitaufzeichnung ist in Österreich Pflicht

Die Pflicht trifft grundsätzlich den Arbeitgeber. Auch wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Zeiten selbst erfassen, bleibt das Unternehmen für Anleitung, Kontrolle und ordnungsgemäße Aufzeichnungen verantwortlich.

Das Gesetz schreibt keine bestimmte technische Form vor. Papier, Excel oder digitale Systeme können funktionieren, solange die Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar, einsehbar und für Kontrollen verfügbar sind. Je mehr Teams, Standorte, Pausen, Gleitzeit oder Korrekturen dazukommen, desto wichtiger wird ein zentraler digitaler Ablauf.

Pflichten im Alltag

Was Arbeitszeitaufzeichnungen enthalten sollten

Die konkrete Ausgestaltung hängt von Arbeitszeitmodell, Branche und Sonderregeln ab. Diese Punkte bilden den praktischen Kern für viele österreichische Betriebe.

ThemaBedeutung in ÖsterreichWie EasyHours unterstützt
Beginn und EndeDie tatsächlich geleistete Arbeitszeit ist grundsätzlich mit Beginn und Ende der Arbeitszeit aufzuzeichnen.Mitarbeiter stempeln per App, Web oder Kiosk ein und aus.
RuhepausenBeginn und Ende der Ruhepausen sind grundsätzlich Teil der Aufzeichnung; bei wirksamer Pausenvereinbarung können nur Abweichungen relevant sein.Pausen können im gleichen Ablauf erfasst und in Berichten ausgewiesen werden.
Tages- und WochenarbeitszeitAus den Aufzeichnungen müssen Tagesarbeitszeit, Wochenarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeit nachvollziehbar hervorgehen.Berichte fassen Zeiten nach Mitarbeiter, Zeitraum, Projekt oder Aufgabe zusammen.
Durchrechnung und GleitzeitBei Durchrechnung sind Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums festzuhalten. Bei Gleitzeit braucht es klare Anleitung und Kontrolle.Manager sehen offene Einträge, Korrekturen und freizugebende Zeiten zentral.
Fixe DienstpläneBei schriftlich festgehaltener fixer Arbeitszeiteinteilung kann der Dienstplan als Aufzeichnung gelten, wenn die Einhaltung bestätigt und Abweichungen laufend erfasst werden.Abweichungen, Mehrstunden und Korrekturen bleiben dokumentiert statt in einzelnen Notizen zu landen.
Homeoffice und selbstbestimmte ArbeitWenn Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt werden oder die Arbeit überwiegend zuhause erfolgt, können Saldoaufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit genügen.Mitarbeiter können Tageszeiten oder Tagesdauer digital erfassen, je nachdem wie der Betrieb den Prozess festlegt.
Einsicht und AuskunftArbeitsinspektion kann Einsicht oder Kopien verlangen. Arbeitnehmer können einmal monatlich kostenfrei ihre Aufzeichnungen verlangen.Exportierbare CSV- und Excel-Berichte erleichtern Nachweise und interne Auskunftsprozesse.

Rechtsrahmen

Österreich zuerst, EU als Unterbau

Die österreichischen Pflichten kommen aus nationalem Arbeitszeit- und Arbeitsruherecht. EU-Recht liefert den Arbeitsschutzrahmen und die Anforderung an verlässliche tägliche Arbeitszeiterfassung.

Direkt zu

Österreich

Nach USP und Arbeitsinspektion müssen Unternehmen Arbeitszeitaufzeichnungen führen, wenn Personen unter AZG, ARG oder einschlägige Sondergesetze fallen. Aufzuzeichnen sind insbesondere Beginn und Ende der Arbeitszeit, Ruhepausen, Tages- und Wochenarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten.

Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich. Eine Selbstaufzeichnung durch Beschäftigte ist möglich, muss aber angeleitet, eingeholt und kontrolliert werden. Bei fixen schriftlichen Dienstplänen kann die laufende Aufzeichnung entfallen, wenn die Einhaltung bestätigt und Abweichungen laufend erfasst werden.

Österreichisches ThemaPraktische Folge
Alle BetriebeDie Aufzeichnungspflicht gilt nicht nur für große Unternehmen.
Keine starre FormPapier, Excel oder Software sind möglich; entscheidend sind Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Zugriff.
Filialen und BetriebsstättenAufzeichnungen müssen für die betroffenen Beschäftigten vor Ort einsehbar oder verfügbar sein.
Monatliche ArbeitnehmerauskunftBeschäftigte können einmal monatlich kostenfrei ihre Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen.

EU-Kontext

Die Arbeitszeitrichtlinie verlangt Mindestschutz: begrenzte Wochenarbeitszeit, Pausen, tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie Schutz bei Nachtarbeit. Österreich setzt diese Vorgaben über nationale Regeln um.

Der EuGH hat 2019 in C-55/18 klargestellt, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System verpflichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Die konkrete Form bleibt national und betrieblich auszugestalten.

EU-ThemaPraktische Folge
48-Stunden-GrenzeArbeitszeitdaten müssen helfen, den Durchschnitt inklusive Überstunden zu prüfen.
Tägliche RuhezeitArbeitsmuster sollten prüfbar zeigen, ob Ruhezeiten eingehalten werden.
Objektiv und zugänglichEin System sollte nicht nur Monatsgesamtstunden liefern, sondern nachvollziehbare Tagesdaten.

Sonderfälle

Lenker, Jugendliche, Bäckereien, Krankenanstalten, Wochenend- und Feiertagsarbeit sowie kollektivvertragliche Modelle können eigene Zusatzpflichten oder längere Aufbewahrungsfristen auslösen.

Gerade bei Schicht, Gleitzeit, Durchrechnung, mehreren Standorten oder mobilen Teams sollte der Betrieb vor der Einführung festlegen, welche Zeiten, Pausen, Orte, Korrekturen und Freigaben für den konkreten Fall dokumentiert werden.

Andere Märkte

Diese Seite ist ausschließlich für Österreich geschrieben. Deutschland, Schweiz und andere EU-Länder haben eigene Begriffe, Aufbewahrungsfristen, Ausnahmen und Sanktionslogiken.

Aufbewahrung

Wie lange sind Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren?

Die allgemeine arbeitszeitrechtliche Frist ist kurz, aber nicht die einzige relevante Frist. Lohnverrechnung, Steuer, Kollektivvertrag, Streitfälle oder Sondergesetze können längere Aufbewahrung praktisch sinnvoll oder erforderlich machen.

BereichFristGrundlage
Allgemeine ArbeitszeitaufzeichnungenMindestens 1 JahrUSP / Arbeitsinspektion zu Arbeitszeitaufzeichnungen
LenkeraufzeichnungenMindestens 24 Monate§ 17b AZG
Verzeichnis Jugendlicher2 JahreUSP / KJBG-Verweis
Buchhaltungs- und steuerrelevante UnterlagenRegelmäßig 7 JahreAllgemeine steuerliche Aufbewahrungspflichten
Lohn- oder ÜberstundenstreitEinzelfall prüfenVertrag, Kollektivvertrag, Verjährung und Verfall

Risiko

Was passiert bei fehlenden oder schlechten Aufzeichnungen?

Die unmittelbaren Risiken sind Kontrollen, Verwaltungsstrafen, Nachweisschwierigkeiten und offene Entgeltfragen. Die genaue Bewertung hängt vom Verstoß und vom anwendbaren Gesetz ab.

Arbeitsinspektion

Einsicht, Kopien und Kontrolle

Das Arbeitsinspektorat kann Auskünfte verlangen, Arbeitszeitaufzeichnungen vor Ort einsehen oder Kopien anfordern. Aufzeichnungen sollten deshalb geordnet, vollständig und rasch exportierbar sein.

Arbeitsinspektion - Arbeitszeitaufzeichnungen

AZG

Mangelhafte Aufzeichnungen können strafbar sein

§ 28 AZG nennt unter anderem mangelhaft geführte Aufzeichnungen nach § 26 AZG als Verwaltungsübertretung. Die konkrete Strafe hängt von Tatbestand und Einzelfall ab.

RIS - § 28 Arbeitszeitgesetz

Entgelt und Überstunden

Fehlende Nachweise erschweren die Abwehr von Ansprüchen

Wenn Arbeitszeit nicht verlässlich dokumentiert ist, werden Monatsabschluss, Überstundenprüfung und Streitklärung schwieriger. Die WKO weist darauf hin, dass Ansprüche nicht allein wegen fehlender oder verweigerter Aufzeichnungen verfallen.

WKO - Arbeitszeitaufzeichnungen

Datenschutz

Zu viel Kontrolle kann selbst ein Risiko sein

Digitale Zeiterfassung sollte zweckgebunden und verhältnismäßig bleiben. GPS, dauerhafte Kontrolle oder private Nutzung von Dienstgeräten brauchen besondere Vorsicht und gegebenenfalls Zustimmung oder Betriebsvereinbarung.

OGH - GPS-Ortung durch Arbeitgeber

Excel oder Software

Reicht Excel für die Arbeitszeitaufzeichnung?

Excel kann für sehr kleine, einfache Teams kurzfristig reichen. In der Praxis werden Versionen, fehlende Pausen, nachträgliche Korrekturen, Freigaben und Exporte aber schnell zum Risiko.

Excel / PapierDigitale Zeiterfassung
Schnell gestartet, aber oft mehrere VersionenEine zentrale Datenbasis für alle Teams
Nachträgliche Einträge sind schwer zu prüfenZeitstempel, Korrekturen und Freigaben in einem Ablauf
Pausen und Abweichungen werden leicht vergessenPausen, fehlende Buchungen und Ausnahmen werden sichtbar
Monatsabschluss braucht manuelles SammelnBerichte nach Zeitraum, Mitarbeiter, Projekt oder Aufgabe
Auskunft und Kontrolle kosten ZeitCSV- und Excel-Export für Lohnverrechnung und Nachweise
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Datenschutz

Arbeitszeit erfassen, nicht unnötig überwachen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Arbeitgeber sollten klar festlegen, warum Daten erhoben werden, wer Zugriff hat, wie lange sie gespeichert werden und wie Beschäftigte informiert werden.

Besondere Vorsicht gilt bei GPS, Standortdaten, Geräten mit Privatnutzung oder dauerhafter Kontrolle. Der OGH hat bei verdeckter und dauerhafter GPS-Ortung eines auch privat genutzten Dienstfahrzeugs einen Eingriff in die Privatsphäre bejaht. Für Zeiterfassung bedeutet das: Standortfunktionen nur zweckgebunden, transparent und verhältnismäßig einsetzen.

Datenschutz-Checkliste

FragePraktischer Ansatz
Welche Daten sind wirklich notwendig?Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Tagesdauer und betriebliche Zuordnung nur so detailliert wie nötig erfassen.
Wer darf Zeiten sehen?Zugriff auf Arbeitgeber, berechtigte Admins, Vorgesetzte und betroffene Beschäftigte begrenzen.
Wird GPS genutzt?Nur für nachvollziehbare Einsatzorte verwenden, nicht als dauerhafte Hintergrundüberwachung.
Sind Mitarbeiter informiert?Zweck, Datenarten, Zugriff, Korrekturen, Aufbewahrung und Ansprechpartner schriftlich erklären.
Wie werden Korrekturen dokumentiert?Nachträgliche Änderungen prüfbar halten und einen Freigabeprozess definieren.
Wann werden Daten gelöscht oder exportiert?Arbeitsrechtliche und steuerliche Aufbewahrung mit Datenschutzminimierung abstimmen.

EasyHours Fit

Wie EasyHours die Arbeitszeitaufzeichnung unterstützt

EasyHours ersetzt keine Rechtsberatung und entscheidet nicht, welches Arbeitszeitmodell für Ihren Betrieb zulässig ist. Die Software hilft aber, den praktischen Prozess sauber aufzusetzen: erfassen, prüfen, korrigieren, freigeben und exportieren.

app.easyhours.eu/approvals

Freigaben

WöchentlichZweiwöchentlich
Woche 12 · 17.–23. März
8offen
3mit Auffälligkeiten
41,2hØ / Woche
MitarbeiterStundenAuffälligkeiten

Anna Weber

Vorarbeiterin

41h 30m
Überstunden Di.

Lukas Fischer

Elektriker

38h 45m
Keine Probleme

Sophie Müller

Monteurin

42h 00m
Mi. fehlt

Jan Schneider

Bauleiter

40h 00m
Keine Probleme

Mehmet Kaya

Monteur

47h 30m
Über 45h-Grenze
Letzte Sammelfreigabe · 5 Stundenzettel durch Führungskraft · Mo. 10:12
3 ausgewählt
EasyHours FunktionNutzen für Arbeitszeitaufzeichnung
App, Web und KioskMitarbeiter können Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen dort erfassen, wo gearbeitet wird.
Manager-FreigabeOffene Buchungen, Abweichungen und Korrekturen werden vor der Abrechnung geprüft.
BerichteTages- und Monatswerte lassen sich für Lohnverrechnung, Verwaltung und interne Kontrolle auswerten.
CSV- und Excel-ExportDaten können geordnet weitergegeben oder für Nachweise archiviert werden.
Projekt, Aufgabe und StandortBetriebe können Zeiten bei Bedarf zusätzlich nach Einsatz oder Auftrag strukturieren.
Optionaler StandortbezugMobile Teams können Einsatzorte dokumentieren, sofern der Betrieb das transparent und verhältnismäßig regelt.
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Checkliste

Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich einführen

Nutzen Sie diese Schritte als operative Vorbereitung. Rechtliche Einzelfragen sollten vor dem Rollout geklärt werden.

  1. 1Prüfen, welche Beschäftigten unter AZG, ARG oder Sondergesetze fallen.
  2. 2Arbeitszeitmodelle erfassen: fix, Gleitzeit, Schicht, Durchrechnung, Homeoffice, Außendienst.
  3. 3Festlegen, ob Beginn und Ende, Pausen, Tagesdauer, Projekt, Standort oder nur Abweichungen erfasst werden.
  4. 4Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung und interne Richtlinien prüfen.
  5. 5Verantwortung definieren: Wer erfasst, wer kontrolliert, wer gibt frei?
  6. 6Monatlichen Ablauf für fehlende Buchungen, Korrekturen und Freigaben festlegen.
  7. 7Auskunftsprozess für Mitarbeiter und Kontrollen durch Arbeitsinspektion vorbereiten.
  8. 8Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeit, Lohnverrechnung und steuerliche Unterlagen abstimmen.
  9. 9Datenschutzinformation erstellen und GPS oder Standortfunktionen besonders prüfen.
  10. 10Nach dem ersten Abrechnungsmonat Stichproben machen und den Prozess nachschärfen.

Vorlage

Kurzer Hinweis an Mitarbeiter

Ein neutraler Text, den Sie an Ihren Betrieb und Ihre rechtlichen Vorgaben anpassen können.

Betreff: Neue Arbeitszeitaufzeichnung mit EasyHours

Ab [Datum] erfassen wir unsere Arbeitszeiten mit EasyHours. Bitte erfassen Sie an jedem Arbeitstag Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen nach dem für Ihr Team festgelegten Ablauf.

Der Zweck ist eine nachvollziehbare Arbeitszeitaufzeichnung, eine klare Grundlage für Lohnverrechnung und weniger Rückfragen am Monatsende. Falls ein Eintrag fehlt oder falsch ist, reichen Sie bitte zeitnah eine Korrektur ein oder wenden Sie sich an [verantwortliche Person].

Sie erhalten vor dem Start eine kurze Einweisung. Informationen zu Zugriff, Aufbewahrung und Datenschutz stellen wir unter [interner Link] bereit.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht in Österreich

  • Ist Arbeitszeitaufzeichnung Pflicht in Österreich?+

    Ja. Arbeitgeber müssen Arbeitszeitaufzeichnungen führen, wenn Beschäftigte unter das Arbeitszeitgesetz, Arbeitsruhegesetz oder einschlägige Sondergesetze fallen. Die Pflicht gilt auch für kleine Betriebe.

  • Was muss in der Arbeitszeitaufzeichnung stehen?+

    Grundsätzlich Beginn und Ende der Arbeitszeit, Ruhepausen, Tages- und Wochenarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeit. Bei Wochenend-, Ersatz- oder Feiertagsruhe können Ort, Dauer und Art der Beschäftigung sowie Ersatzruhe relevant sein.

  • Dürfen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst aufzeichnen?+

    Ja, wenn dies vereinbart und praktisch passend ist. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich, muss zur ordnungsgemäßen Führung anleiten, Aufzeichnungen einholen und kontrollieren.

  • Gibt es eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?+

    Das österreichische Recht schreibt für allgemeine Arbeitszeitaufzeichnungen keine bestimmte Form vor. Ein digitales System ist aber oft einfacher zu prüfen, zu exportieren und zu kontrollieren als Papier oder Excel.

  • Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?+

    Allgemein mindestens ein Jahr. Für Lenker gelten mindestens 24 Monate, für das Verzeichnis Jugendlicher zwei Jahre. Andere Rechtsvorschriften, etwa steuerliche oder lohnbezogene Pflichten, können längere Fristen relevant machen.

  • Reicht ein fixer Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung?+

    Bei schriftlich festgehaltener fixer Arbeitszeiteinteilung kann die zusätzliche laufende Aufzeichnung entfallen, wenn die Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltperiode und auf Verlangen bestätigt wird und Abweichungen laufend festgehalten werden.

  • Was gilt für Homeoffice oder Außendienst?+

    Wenn Arbeitnehmer Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können oder ihre Arbeit überwiegend zuhause erbringen, können Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit genügen. Der Einzelfall sollte geprüft werden.

  • Ist GPS-Zeiterfassung erlaubt?+

    Standortfunktionen können für mobile Teams sinnvoll sein, müssen aber transparent, zweckgebunden und verhältnismäßig eingesetzt werden. Dauerhafte oder private Ortung ist rechtlich riskant und sollte gesondert geprüft werden.

  • Macht EasyHours mein Unternehmen automatisch rechtskonform?+

    Nein. EasyHours unterstützt die praktische Erfassung, Freigabe, Auswertung und den Export. Rechtskonformität hängt von Arbeitszeitmodell, Kollektivvertrag, Datenschutz, internen Regeln und der tatsächlichen Nutzung ab.

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Quellen und Hinweis

Verwendete Quellen

Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich. Sie ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung durch Rechtsberatung, Steuerberatung, Lohnverrechnung, Arbeitsinspektion, WKO, Arbeiterkammer oder andere zuständige Stellen. Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen, Sondergesetze, Branchenregeln und Einzelfälle können abweichen.

Zuletzt fachlich geprüft: 2026-05-03

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